2008.2.28開站, 2.28之前為舊文
所有文章皆系本人之親朋好友真人真事經些許變造而成,如有雷同純屬巧合,各位看官切勿對號入座,也請不要追問是否有我的故事參雜在內,因為就算是有,我也不會承認...


我曾待的外商公司有七八個處,每個處平均有2~3個部門,每個部門平均有3~5個組,每個組還可以再分成幾個team,而大大小小的會議因此產生:


千種會  萬種會  大會小會會連會
各team有各team的使命,因此有team的會議,team與team之間必須要整合,因此有組的會議,組與組要互相溝通,因此有部門的會議,部門與部門間還要協調,因此有處的會議,處與處之間又還要交戰,因此有公司的會議,

除了群體的會議,個人有可能會因為被指派某項專案,而組成跨部門小組,又必須開跨部門會議,開完,需各別向相關單位或主管報告,又形成會議,或者隨時被總經理、總裁召見,再一段額外的會議,

除了企業內部,我們還必須對總公司報告,因此要開conference call,有時純用電話溝通,有時再拉高到視訊會議,
又或者除了對總公司報告,還要進行跨國與各國分公司開會,

而我除了企業本身的會議,因為擔任公關,因此有相當多配合的外部單位,也要開與外部公司的會議:廣告公司,公關公司,公益團體,電視台,雜誌社,報社,藝人經紀公司,設計公司,印刷廠,贈品公司...,再加上,公關是一個所有不知該歸類於哪個部門的疑難雜症便丟過來的職位,

所以我們往往是早上九點進公司一直開開開,開七八點,甚至開到深夜十一二點,披星戴月滿腦混沌的回家,

因此,敝公司到處都是會議室,有大中小型會議室,有階梯型會議室,有簡單圓桌加椅子的小隔間,甚至椅子一拖,大家調個頭就又是一個開會地點,更或者人與人在走道相遇,招一招就可以立地開會,


美景眼前過  會在心中坐
而開會的地點又與開會的重要性及會議大小有著正相關,除了固定的年度會議會在風景優美的渡假勝地開(如關島啦,巴里島...之流);每季會議大多會在全省各地五星級大飯店召開(如知本老爺,花蓮美崙,墾丁凱撒...);月的會議則會在台北市各大飯店會議室或知名餐廳召開(如遠東飯店,偉克商人,春天酒店...等級);週的會議則可能在公司會議室或咖啡廳,茶藝館等等地方進行);其他非固定的會議則看人數,看狀況,看該單位是否有錢...等條件選擇公司會議室或外部會議室或餐廳召開,

不過別以為到渡假勝地或高檔餐廳開會是種福利,因為宴無好宴,會無好會,我們曾經遠渡重洋來到關島,出發時是半夜,抵達時是清晨,一到飯店放下行李就開始開,誰管你睡了沒,開會的五天四夜中,只知道會議室通往房間的路,連走回房間的路上都在討論,

尤有甚者,會從清晨開起,持續到夜間,回到房間往往是深夜一二點,還要繼續準備明天的資料,或者各組約一約,找一個房間繼續討論,床在開會期間是奢侈品,主人睡在上面的時間每天不超過四小時,

因此,五天下來,四周什麼景緻全然不知,雖然身在風景優美的渡假勝地,但往往最後僅有大合照可以追憶,


宴無好宴  會無好會
另一個開會文化是吃,每次要開五天四夜的會,我都形容是餵豬之會,除了飯店提供的三餐,祕書還會另外準備日本進口高檔零食,大約早上十點發放一次,下午二點與四點再各發放一次,到了晚上八點再發放一次,每天都在吃吃吃,大概是因為我們開會嚴重消耗腦力,因此必須不斷餵食以換得腦力的維繫。我們不斷的被餵食,有時雖然痛苦不堪,但把食物送進口中已經變成機械式反應,不再思考,就像豬一般只是不停吃吃吃,

回到房間,哪個不飽的大食客,還可以叫room service(如果那時還有的話),或者跟祕書要泡麵,零食,通常一趟長途會議,祕書會早早將零食道具打包好寄到會議地點,如若不然,她們會一人拉一大箱行李,裡面滿載各式各樣零食到會議地點,不論會議地點是國內外皆然,


密密行事曆  一眼看不完
約會議時間更是一門學問,二人以上的會,如果單純發mail,或電話詢問,這樣保證浪費很多時間還可能約不到會,有時人多的會還要開個會來討論會議時間,

約總裁總經理的會更是一門學問,一會不能二約,為了防止大家怕喬不到多位老闆的時間而先預定很多時間可行不通,老闆祕書們早就練就一雙火眼金晶透視你的動機,但是上有政策下有對策,我們依然可以巧立名目創出一堆會議名稱一會好幾約,再逐一確認後以刪除法刪掉不要的時間,當然免不了要找理由告知為何取消,這就得看個人說謊的功力啦,

就算不是總裁總經理等級的我們,要彼此把時間兜起來也是不容易,往往你星期一有空,他星期二才有空,你上午有空,他下午才有空,你下午四點以前有空,他硬是四點以後才有空,喬喬喬,連三喬,行事曆上滿滿紅藍黃綠各色,有的代表與公司內部門的會,有的代表與公司外部的會,有的代表可能會取消的會,有的代表接下來不能再插會的會...


身在會議中  心深不知處 
開會的時候又是一番景象,會這麼多,每個人要開會的原因也因人而異,因此會議室內的每人桌上配備就各有不同了,有人怕打瞌睡帶了一堆提神醒腦的茶,咖啡,或者薄荷油,綠油精;有人因為此會明明事不關己卻必須旁聽而怕浪費時間,帶了一堆待處理的案子進來腦筋急轉彎;有人因為其實還有許多緊急待辦事項不得不處理,因此手機,PDA,Notebook紛紛帶進來,在會議中還可以對外聯絡再開個會中會,

會議中的各種鬥爭、亂象那又是另一件事,不在此主題內,但是光是會議這個話題,就夠我們笑到不行,相信相當多的職場人都有這樣類似的經驗吧!!!


(本文乃參雜筆者過去經驗及親朋好友經驗,非針對特定公司特定人物,如有雷同,此乃大環境之巧合→翻成白話文,也就是說,"就算"我講的是真的,我也不會承認)

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